タスク管理は仕事を行っていくうえで欠かすことのできないスキルです。
しかし、予定通りに仕事が終わらない、思っていたよりもタスクの実行に時間がかかってしまった、などという経験は誰にでもあるのではないでしょうか。

今回は、タスク管理を行うメリットや、上手にタスク管理を行うポイントをご紹介いたします。

タスク管理とは？

タスク管理とは、一つの仕事を完了するために必要な業務をタスクとして細分化し、タスクの優先順位を決定して仕事を管理することです。
仕事を細分化し細かなタスクとして分けてしまうことで、やるべきことがはっきりと分かるようになりますし、仕事の進捗状況も把握しやすくなります。

タスク管理を行うには、いつまでに何を行う必要があるのか、それぞれのタスクに締め切りを設定し、そこから逆算して着手時期や誰がどのようなタスクを行うかを洗い出し、スケジュールにまで落とし込んでいく必要があります。

タスク管理を行うメリットとは？

では、タスク管理を行うメリットとは、どのようなものでしょうか？

業務の優先順位が明確になる

タスク管理を行うと、自分がどのようなタスクを抱えているのか、それをいつまでに完了させれば良いのかを把握できるようになります。
重要なタスク、急いで片づけなければならないタスクも明確になるので、常に頭の中が整理された状態で迷いなく仕事に取り組むことができます。

一つの仕事を完了させるまでの過程が明確になる

タスク管理を行い、タスクの内容や優先順位が明確になっていれば、一つの仕事を完了させるためには次にどんなタスクを行えばよいかという過程も明確になります。
過程が明らかになっていれば、事前にリスクも予想できるようになり、リスク回避の手段を講じることもできます。また、それぞれのタスクにかかる時間も明確になるので、スムーズに仕事を行うことができます。

仕事を効率的に進めることができる

タスク管理を行っていれば、業務内容、優先順位、仕事完了までの過程や所要時間も明らかになるため、すぐに終わるタスクは後にして、比較的時間のかかるタスクに先に手を付けておくというふうに、効率的に仕事を進めていくこともできます。
タスク管理をスケジュールにまで落とし込むことができていれば、無駄な時間を使うことなく最短でタスクを片付けていくことができます。

タスク管理のポイント

では、タスク管理を行うときに気をつけるべきポイントにはどんなものがあるのでしょうか？

仕事を細分化しタスクを「見える化」する

タスク管理を行う際には、一つの仕事をできるだけ細分化し、一つひとつのタスクを書き出していくことで「見える化」することが重要です。そして、それぞれのタスクに締め切りを設けていきます。
細かくタスクに分けてしまうことで、進捗状況も把握しやすくなりますし、チームで仕事に取り組む場合にはタスクの割り振りがしやすくなります。

タスクに優先順位をつける

タスクを細分化したら、次に重要なのが優先順位をつけることです。優先順位は、タスクの重要度や緊急度によって決めていくのが一般的です。
タスクの重要度・緊急度を明確にすることで、順序良くタスクを片付けることができ、余裕をもって仕事に取り組むことができます。

タスクの所要時間を正確に把握する

次に重要なことは、タスク完了までにかかる所要時間を正確に見積もることです。
タスクにかかる時間を正確に把握できていなかった場合、スケジュールがずれこんだり長時間残業をしなくてはならなくなったりすることになるかもしれません。このようなことを防ぐために、どのようなタスクにはどれくらいの時間がかかったかという工数の管理を行うのも良いかもしれません。
また、タスクの所要時間をいくら正確に見積もったからといっても、急な依頼や来客対応などで時間通りにタスクを完了できないこともあります。そのようなことも見越して、ゆとりをもったスケジュールを設定しておくことも大切です。

自分たちに合ったツールを利用する

チームで仕事に取り組む場合には、タスク管理をチーム内で共有できるツールを導入するというのも一つの方法です。
ツールを利用することで、タスク内容に変更があった場合でも、すぐにチーム内で情報共有を行うことができます。また、ツールで情報共有を行えば、メンバー全員がチーム全体の仕事の進捗状況を把握できるようになり、チームの生産性も向上します。

ツールによっては、チャット機能やリマインド機能、工数管理ができる機能がついたものがあるなど、便利な機能のあるツールも存在します。
ただし、ツールを導入したためにタスク管理自体に時間がかかってしまっていたのでは本末転倒です。ツールを導入する場合には、自分に合った、使いやすく手間や時間のかからないものを選ぶことが重要です。

タスク管理で効率的に仕事を

今回は仕事を効率化するうえで重要な、タスク管理のポイントについてご紹介いたしました。

タスク管理に課題を抱えていらっしゃる場合は、まずは仕事を細分化し一つひとつのタスクを書き出して把握し、整理するところから始めてみられるのはいかがでしょうか。
さらにしっかりタスク管理を行いたいなら、自分たちに合ったタスク管理ツールを使えば、より効率的に仕事に取り組めるようになります。

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