今求められるテレワーク!でも何をどうしたらいいの? | 岡山でITシステムの無料相談や比較 | システムラボ

mail
メール
こちらから
ご予約・お問い合わせはこちらまで
086-241-3103

News

お知らせ

今求められるテレワーク!でも何をどうしたらいいの?

コラム20/04/07

2020年3月28日、政府の「新型コロナウイルス感染症対策本部」が開催され、新型コロナウイルス感染症対策の基本的対処方針が決定されました。(「新型コロナウイルス感染症対策の基本的対処方針」)

国内での感染者が拡大しつつある現状を鑑みると、クラスターの発生を抑えることが急務であり、企業には「従業員の感染防止対策に早急に取り組むこと」が求められています。

突発的に発生した感染防止のための働き方改革が求められる中、テレビなどでも取り上げられることが多くなった言葉の一つが、「テレワーク」です。

「以前から聞いたことはあるが、実際にどのようなものなのか知らない。」という方が多いのではないでしょうか?また、「これを機に導入を検討しているが、どのように進めればいいか分からない。」とお困りの方もいらっしゃるはず。

そこで、今回は、「テレワークとは」という基礎知識に加えて、おすすめツールをご紹介します。

内容
・テレワークとは
・テレワークのメリットデメリット
・テレワークに必要なシステムは?
・テレワークシステム比較

 

テレワークとは

厚生労働省の「テレワークではじめる働き方改革」によれば、テレワークとは「ICT(情報通信技術)を活用し、時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方」のことであり、「『在宅勤務』『モバイルワーク』『サテライトオフィス勤務(施設利用型勤務)』の3つのテレワークの形態の総称」です。

ワークライフバランスの実現 、人口減少時代における労働力人口の確保、地域の活性化などへも寄与する働き方改革実現の有効な手段として、近年では、総務省も関係省庁と連携して、普及促進に資する様々な取組を進めてきました。

そして、新型コロナウイルスの感染の拡大に伴い、「感染の防止」という観点からも、クラスターの発生源となりうる通勤ラッシュやオフィスなどの換気の悪い空間での密集を回避し、子供の突然の休校や欠席にも対応できる在宅での勤務が可能となるテレワークは、有効な対策の一つとしても注目されています。

メリット

テレワークは、社会、企業、就業者の3方向に様々な効果(メリット)をもたらします。

【企業】

育児や介護といった各家庭の事情による「離職の抑止」や柔軟な働き方の機会を提供することによる「優秀な人材の確保」もできるので、労働力確保策として注目されています。また、通勤・移動時間の有効活用による「生産性の向上」、オフィススペースや通勤定期代などの交通費といった「コストの削減」を実現するだけでなく、今回のコロナの流行や地震災害のように予期せぬ事態が起こり、オフィスでの業務が困難な時でも、在宅勤務等で素早く対応できる体制の構築は、「事業継続性の確保」に寄与します。

【就業者】

柔軟な働き方ができることにより、「育児や介護などとの両立が可能」となったり、通勤に掛かっていたりした時間も有効に活用することができます。また、こういった事情のない人にとっても、満員電車での通勤によるストレスの軽減や生活の質の向上・生産性の向上なども期待されます。

【社会】

自宅などでの仕事が可能となることで、地方からの都心への人口の流出防止に繋がります。また、通勤や業務に伴う移動が減少することによって、CO2排出量の削減による地球環境への負荷も期待されます。

 

テレワークのメリット

出典:総務省HP

デメリット

メリットの多い「テレワーク」ですが、デメリットもあります。

それが、「労働時間の管理」「情報共有」です。

テレワークは、通勤などをなくして業務時間を効率化できる一方で、時間管理を従業員の自己判断のみに任せてしまうと、「仕事のON/OFFが切り替えづらい」といったことや、設備環境の理由から、生産性が下がってしまう可能性もあります。

数人でシフトを組んで行っている業務に関しては、担当者ごとの業務日程を管理することになるので、より管理者側の負担も増えるでしょう。対面でコミュニケーションを取ることもできないので、どうしても情報共有が困難かつ不足しがちです。

さらに、各人のスケジュールも把握しづらく、メンバー間での打ち合わせの日程の調整なども困難です。

このような事態を防ぐためにも、テレワークの導入に際しては、「労働時間の管理ができる体制の構築」や「スムーズな情報共有ができる環境の整備」が必要になります。

 

テレワークに必要なシステムは?

テレワークの導入に際しては、「労働時間の管理ができる体制の構築」「スムーズな情報共有ができる環境の整備」が必要です。

1つ目「労働時間の管理ができる体制の構築」

テレワークでは労働時間の管理が必要です。勤怠管理システムを導入されている企業はおおよそこの点については対応可能ですが、いまだ紙の一覧表管理や、紙のタイムカード管理を行っている企業は、これを機に勤怠管理システムを導入することをおすすめします。コスト的には300円/月/1IDのものが多いです。

当社では、メジャーなものから機能特化したものまで、複数の勤怠管理システムを扱っており、企業にあった勤怠管理システムをご提案しております。気になる方はお気軽にご相談ください。

 

2つ目「スムーズな情報共有ができる環境の整備」

遠隔での情報共有のために、テレビ会議システム、チャットシステム、ファイル共有システム等が必要になってきます。

テレビ会議システムやチャットシステム、ファイル共有システム等をそれぞれ入れるのもいいですが煩雑になるしそれぞれコストがかかってしまいます。

例えば、メジャーなテレビ会議システム「ZOOM」、チャットシステム「ChatWork」、ファイル共有システム「Dropbox」、スケジュール共有システム「サイボウズoffice」をそれぞれ導入したとします。これらは無料版もありますがビジネスで使うなら有料版になってきます。

ZOOM 2,000円/月/1ユーザ
ChatWork 800円/月/1ユーザ
Dropbox 1,200円/月/1ユーザ
サイボウズoffice 500円/月/1ユーザ

合計で1ユーザで毎月4,500円程度かかってしまします。
また、ZOOMはセキュリティ面も少し問題視されているようです。
アメリカも使用禁止、あのgooleもZOOMの利用を禁止しています。

参考記事:「ハッキング懸念」世界各国が「Zoom」禁止令
https://headlines.yahoo.co.jp/hl?a=20200410-00000016-cnippou-kr

コストがかかるし煩雑!
これらの問題を一気に解決する弊社おすすめのサービスが実はあります!
それは「Office365」です。

 


「Office365って何?」という方は、こちらもご参考ください↓

【3分でわかる】office365って何?実はかなりお得?ポイントまるわかりガイド


Office365がおすすめの理由

弊社がOffice365をおすすめする理由はOffice365さえあればテレワークに必要な機能をほとんど網羅できて、しかも低価格だからです!
※Office 365 は 2020年4 月 22 日から Microsoft 365 に改名します。

Office365とはMicrosoft Office(ワードやパワポ)のサブスク版です。

Office365 Business Premiumには、ワードやエクセル、パワポ、Outlook、Access、クラウドストレージのOneDrive、テレビ会議システムのTeams、コンテンツ管理のSharePoint等を含むサービスです。

office365

テレワークに使いやすいoffice365のサービスを簡単に2つご紹介します。この2つさえとりあえず使えばテレワークが可能になります。

 

1:OneDrive (ファイル共有)

Office 365のクラウドストレージ機能である「OneDrive」。OneDriveの機能としてはDropboxとほぼ同じです。PCにフォルダを作成できます。

スムーズにファイルを共有することができ、閲覧・編集がいつでもどこでも可能です。
また、端末同士でファイルを同期(共有)できるので、例えば、会社PCにあるOneDriveのクラウド上のフォルダとスマートフォンや自宅PCの間でファイルを同期できます。

いつ・どこにいても、同じファイルにアクセスできて、すぐに資料作成の続きができるので「明日から在宅で!」と急に言われても焦る必要はありません。クラウドだからセキュリティも安心

 

2:Teams(コミュニケーション環境)

「Teams」は、トータル的なビジネスコミュニケーションツールです。チャットもできるし、テレビ会議もできるし、予定管理もできます。(マイクロソフトの提供している「Skype」はこのTeamsに統合される予定です。)当然ワードやエクセルとの連携もしやすく、情報共有をスムーズにします。外部のOfficeアカウントを持っていない人ともテレビ会議がもちろん可能です。

ZOOMのような機能、ChatWorkのような機能、Dropboxのような機能、サイボウズofficeのような機能が全て一つに含まれているようなものだと思ってください。めちゃくちゃ便利です。
テレビ会議の予定をスケジュールにそのまま共有したり、チャットもそのままにテレビ会議ができたり、チャットでそのままスケジュール表を共有したりと、全てそのままシームレスに使えるので全くストレスがありません。

teams

いかがでしょうか。
テレワーク対応はOffice 365さえ導入してしまえばまるっとokです!

 

気になるコストですが、Teamsが含まれるOffice 365のOffice 365 Business Premiumは、月額1,360円/1ユーザ です。

 

つまり別々に導入すると

(テレビ会議)ZOOM 2,000円/月/1ユーザ
(チャット)ChatWork 800円/月/1ユーザ
(ファイル共有)Dropbox 1,200円/月/1ユーザ
(スケジュール共有)サイボウズoffice 500円/月/1ユーザ

→合計4,500円/月/ユーザ

 

Office 365 Business Premiumなら

(テレビ会議)Teams
(チャット)Teams
(ファイル共有)Onedrive
(スケジュール共有)Teams
(その他)エクセル、ワード、パワポ、メール、予定表の最新版も使えて

→全て含めて 1,360円/月/ユーザ で済みます!

 

古くなったオフィスシリーズを買い換えるついでにテレワーク対応ができてしまいます!Office365を活用したテレワークの導入で、感染防止対策及び働き方改革を進めていきましょう。

勤怠管理システムからoffice365の導入までまるっと弊社にお任せください。
テレワークはシステムを導入したら終わりではありません。それをどう活用するかの運用面まで具体的に決めていく必要があります。システムラボでは、社労士等の外部協力専門家とも協力しながら相談から販売、導入後サポートまで行っております。

弊社からご購入で、活用できる補助金、助成金もございます。テレワークの導入をご検討の場合はシステムラボまでご相談ください。

※弊社も在宅勤務対応を行っておりますので、電話がつながりづらい状況となっております。お手数ですがお問い合わせの際は、ページ下のお問い合わせから、お問い合わせフォームにてお問い合わせいただくようよろしくお願いいたします。

カテゴリー

タグ

Contact

お問い合わせ

少しでも気になることがございましたら、お気軽にご予約・ご相談ください。
また、ご意見ご質問等も承っております。
お問い合わせフォーム、またはお電話でお問い合わせください。