【3分でわかる】office365って何?実はかなりお得?ポイントまるわかりガイド | 岡山でITシステムの無料相談や比較 | システムラボ

mail
メール
こちらから
ご予約・お問い合わせはこちらまで
086-241-3103

News

お知らせ

【3分でわかる】office365って何?実はかなりお得?ポイントまるわかりガイド

コラム20/01/16

「Office365」という言葉、一度は耳にしたことありますでしょうか?では、どういったものかご存じですか?

この記事では、Office365とはいったい何か?そして、導入するメリットなどおすすめポイントを分かりやすくまとめました。

 

1.Office365って何?

会社のPCに必要不可欠なものの一つが、WordやExcelといったデスクトップアプリケーション(Microsoft Office)ですよね。

これまでは買い切り型で購入されている方が多かったのではないでしょうか?

買い切り型とは、追加費用なしで永久に使い続けることができるライセンスを購入する形式。

例えば、最新版のOffice Home & Business 2019 (パッケージ内容:Microsoft Word、Microsoft Excel、Microsoft PowerPoint、Microsoft Outlook)であれば、

「価格:37,584円」を1度払うだけ。

しかし、永久ライセンスにはサポート期間が定められています。つまり、サポート終了後の利用にはセキュリティの問題や使用上の不具合など一定のリスクが発生してしまうのです。

一方、Offoce365は、最新のデスクトップアプリケーションに加えてオンラインストレージや様々なサービスをセットで利用できるサービスです。

例えばoffice365 Businessは月額900円です。3年程度使用してやっと買い切りと同等程度の支払いになります。

価格の比較

 

買い切り型と異なり「非永続ライセンス」なので、「契約期間中だけ使える」というサブスクリプション型となります。

月または年毎に費用が生じることとなりますが、サポート期間を気にすることなく、常に最新版を使用することが可能になります。また、一括購入の際には生じてしまう初期投資やバージョンアップに必要となる運用費も抑えることができます。

 

買い切り型とサブスクリプション型の比較

 

2.買い切りよりも実はお得?なoffice365

買い切り型の場合、4年以上の長期間の継続利用であれば確かに単純比較したコストメリットは高くなります。「うちはサポート期間内ギリギリで長期間継続する予定なので、買い切り型!」とお考えの方も多いのではないでしょうか?

ちょっと待ってください!
買い切り型よりサブスクリプション型の方が実はメリットが大きい方が大半だと思われます。

 

理由1 ストレージやチャットツールも使える

一番わかりやすいのはオンラインストレージや様々なサービスが利用料金内で使える点です。
買い切り版では、Office Home & Businessを購入される方が多い印象ですが、内容としては、Word、 Excel、PowerPoint、Outlookが含まれています。
Office 365 Business Premiumでは、利用料金の中に、Word、 Excel、PowerPoint、Outlookだけでなく、Access 、Publisher、exchange、OneDrive、SharePoint、Teamsが含まれています。
これら全てを使う必要はありませんが、(もちろん使うに越したことはありませんが)、例えばOneDriveはオンラインストレージですが1TBが利用料の中に含まれています。機能としてはDropboxとほぼ同じなので、Dropboxの有料版を使っている方にとってはこれだけでもかなりお得です。Accessを使われる方にも標準で入っているのでおすすめですし、Teamsでグループチャットやテレビ会議が可能なので、他のそういったシステムを別費用で利用されている方にもお得です。

 

理由2 常に最新版が利用できる

作業効率の問題ですが、例えば近年だと、買い切り版の古いものだと、「令和」が表示されないといった問題が起きてきて、「令和」だけ全て手入力しないといけない、といった問題が挙げられています。また、バージョンの問題のあり、バージョンが対応していないと、送られてきたファイルのレイアウトが崩れて、レイアウトを整形し直す作業が発生して手間がかなりかかることがあります。office365では常に最新版を利用できるので、いつでも快適に効率よく作業を進めることができます。

 

理由3 インストール可能デバイスがかなり多い

Office 365は、1ライセンスでPCだけでなくmac 5台、タブレット5台、スマホ5台が同時に利用可能です。つまり、サインインすれば編集や保存も可能となり、外出中にちょっと編集したい、と思った時に会社のPCで作成したファイルを持ち出し用ノートパソコンでも編集可能です。いつでもどこでも利用可能になります。
タブレットも利用可能なので、例えば会社で作成したファイルをOneDriveに保存しておいて、外出先でタブレットで確認や編集も可能になります。
買い切り版は1ライセンスで2台までなので、パソコン2台持っている方はそれで終わってしまいます。office365ならタブレットやスマホでまで活用できるので、仕事の効率が大幅に改善します。

また、Windows PCとMacを両方使っている社員がいるという場合は、買い切りならWindows版とMac版両方購入する必要がありましたがOffice 365なら1ライセンスで両方のインストールが可能です。

 

理由4 ライセンス管理がめちゃ楽

必要な数量・期間だけ利用料をお支払するというサブスクリプション型なら、「今後増える予定の社員数分を見込んでライセンスを購入したが、退職する社員が出て、ライセンスの余剰分が発生してしまった。」なんてことも防げるので、結果的にライセンス数やコストの最適化につながることになります。

また、ライセンス管理をエクセルなどで行っている会社も多いのではないでしょうか?管理を任されるIT部門や総務部門担当者としては、手間は少しでも省きたいですよね。Office 365なら、ライセンス管理は管理者画面があるので、これ1つで管理が実現します。マイクロソフトアカウントで一元的に管理が可能なので、使用しないパソコンのライセンス認証を解除したり、使用する端末のライセンス認証を追加したり、どのパソコンが認証されているかの確認などが一目でわかります。

管理者の手間・人件費といった”見えないコスト” の削減にも繋がるのです。

 

理由5 初期投資が押さえられる

パソコンの更新時期でパソコンを数十台入れ替える際など、買い切り型だと初期費用の負担が大きくなってきます。初期費用を押さえてキャッシュフローを安定させることができます。

 

 

3.含まれているサービスは?

先ほどOffice365は、「最新のデスクトップアプリケーションに加えてオンラインストレージや様々なサービスをセットで利用できる法人向けサービス」とご紹介しました。

ここでは、Office 365 Business Premiumに含まれているサービスついてご紹介します。

【Office 365 Business Premium】

Office365は、Word、 Excel、PowerPoint、Outlookだけではありません。
同一使用料金の中に様々なアプリケーションやサービスが含まれています。

含まれるアプリケーション
Word、 Excel、PowerPoint、Outlook、Access 、Publisher

含まれるサービス
Exchange、OneDrive、SharePoint、Teams

 

wordWord

お知らせ、案内文、稟議書、パンフレットなど、文書を作成のためのソフト

exelExcel

請求書、見積り、各種計算、データ分析などのための表計算ソフト

PowerpointPowerPoint

プレゼンテーション資料、提案資料などを作成するためのソフト

OutlookOutlook

使いやすくセキュリティも高いメール・予定表ソフト

AccessAccess

簡単にデータベースアプリを作成できるデータベースソフト

PublisherPublisher

ニュースレター、パンフレット、はがきなどを簡単に作成できるDTP ソフト

exchangeExchange

クラウドサーバ上でメールの送受信や・予定表管理を行えるクラウドサービス

onedriveOneDrive

様々なファイルを保存・共有できるクラウドストレージサービス

sharepointSharePoint

ファイル管理、ファイル共有・情報共有が一元的に可能なクラウドサービス

TeamsTeams

グループチャットやビデオ通話が可能なビジネスチャットサービス

 

 

4.導入の最適なタイミングっていつ?

もし直近で、「システム更新やパソコン買い替え」になるという場合、Office365を導入する絶好のタイミングです。
パソコンの導入とセットで、office365を入れましょう。全て一気に入れ替える必要もないので、新しいPCから随時office365に切り替えていくといいでしょう。
もちろん、買い切りを入れているけど一気にoffice365に切り替えるのもオススメです。

 

 

本記事のポイント

☆Office365なら、初期投資・運用コストを抑えられ、さらにいろいろ入っててお得。

☆Office365を活用することで、社内外のスムーズな情報共有が実現できる。

☆Office365を導入するなら、「システム更新やパソコン買い替え」のタイミングがおすすめ。

例えば、ストレージでDropboxを、チャットはチャットワークを、予定表はサイボウズをそれぞれ有料で使っている方は、全てをこのoffice365で済ませてしまうなんてことも可能です。
普通に使ってもお得、使いこなせば圧倒的にお得、なoffice365。
業務効率化・コストカットでお悩みなら、Office365の導入を検討してみてはいかがでしょうか?

 

Office365をもっと詳しく知りたいという方はもちろん、「何から取り組めばいいか分からない」、「まずは話だけでも聞いてみたい」といった方も、システムラボまでお気軽にお問合せください。

 

商品ページはこちら↓

Office365

 

カテゴリー

タグ

Contact

お問い合わせ

少しでも気になることがございましたら、お気軽にご予約・ご相談ください。
また、ご意見ご質問等も承っております。
お問い合わせフォーム、またはお電話でお問い合わせください。