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【働き方改革でお悩みの経営者様へ】今いちおしの新人は「ロボット」!?初心者でもわかるRPA(全3回連載) 

コラム20/02/06

第1回「今更きけないRPAキホンのキ」


近年、多くの企業が「働き方改革の推進」の一環として「日頃の業務の効率化、コストの抑制」への取り組みを強化しています。

そんな中、注目を集めているのが「RPA」です。この言葉、聞いたことありませんか?

本記事では、RPAとは何か、メリットとデメリット、RPA導入適正チェック、おすすめのRPA「Bizrobo!」とは、Bizrobo!活用事例を全3回にわたってご紹介します。

RPAの導入を検討し始めているという方はもちろん、まだ何も決まっていないという方もぜひ目をとおしていただきたい内容となっています。

 

第1回目は、「RPAとは何か」、「導入するメリットとデメリット」、「RPA導入適正チェック」という内容でお送りします。

 

そもそもRPAって何?

「RPA」とは、「ロボティック・プロセス・オートメイション(Robotic Process Automation)」の略語で、ロボットによる業務自動化ツールです。ここでいうロボットは、工場などで稼働しているものとは違い、パソコンやサーバー上にあるソフトウェア型のロボットが、データ入力などの事務作業を代行することで、業務の自動化を実現する「ソフトウェアロボット」を指します。「デジタルレイバー(Digital Labor)」とも呼ばれています。

 

RPAとよく混同されるものとして、AI(Artificial Intelligence)があります。自動化という面では共通していますが、この2つは同一のものではありません。

AIは、「人工知能」。つまり、機械に人間と同じような知能を持たせたソフトウエアのことを指します。学習したことをもとにAIが主体的に判断を行うことができ、司令塔としての機能も果たすことができます。

一方、RPAは定型的な業務をミスなく正確に行うことはできますが、あくまでも「指示通りに遂行する」のであって、AIのような自動学習能力はありません。

逆にAIはある程度こうだろうなと言う「予測」を行うもので、ある種間違うことを前提としていますが、RPAは指示通りの事しか行わないためミスがありません。

RPA自体もAI取り入れて、その活用方法を発展させていく考え方もあります。

RPAはノンプログラミングで何体でも作成可能

RPAは、業務を自動化する「パソコン上のロボット」を作って動かすソフトですが、プログラミングの知識は不要です。導入した多くの企業がロボット作成を社内の事務スタッフや新入社員に任せています。

そして、RPA一ライセンスで基本的には何体でもロボットの作成が可能です。
WordやExcelソフトをイメージしていただくと分かりやすいかと思います。具体的には、Wordをインストールすると、文章ファイルは何個でも作れるし、何個でも保存できますよね。つまり、「Word本体=RPA本体・Wordファイル=ロボット」というイメージに近く、RPA一ライセンスで何体でもロボットを作成・保存ができます。したがって、様々な業務においてロボットによる自動化が適応可能になります。

 

RPAの長所・短所

RPAの導入を検討する上で、はじめに気になるのがメリットとデメリットですよね。それぞれのポイントを3つにまとめてご紹介します。

【長所】

・コストの削減

単純に、人件費よりもロボットを雇う方が安く済みます。また、人を雇っている場合、急なお休みや退職といったリスクがありますし、新しい人を採用する度に何度も同じことを指導するといったコストも発生しがちです。一方、RPAはロボットなので、みずから辞めることはありませんし、24時間休みなく働き続けることも可能です。

・業務効率化

当然パソコンが自動処理するので、人による作業と比較して圧倒的に早い速度で事務処理を行います。人が数時間かけて行う処理を数秒〜数分でこなしてしまいます。それに加え、24時間稼働し続けることが可能です。導入企業では、圧倒的な業務時間の削減を実現しています。ロボット稼働により、時間ができたスタッフは、残業時間の短縮や最適な人員配置が実現します。

・品質の向上

ロボットは設定した通りに処理しますので、人による作業ではどうしても起こりがちな単純ミスがなくなります。ダブルチェックの手間やミスによって生じるクレーム処理の負担も軽減できます。

 

 

【短所】

・慣れと時間が必要

RPAはノンプログラミングでシステムの開発を内製化するものです。

「システム会社に開発を発注したらすぐ数百万だし、メンテナンスのランニングコストもかかって、すぐに直せない。」、なんて悩みも、RPAなら「社内でさくっと作って、さくっと直したいときに直す」、そんなことがノンプログラミングで可能になります。

しかし、「開発担当者の慣れ」と「開発の時間」がある程度必要となってしまいます。

例えばWordやPowerPointでを初めて操作する時も、画像の挿入の仕方や飾りつけ方などの基本的な操作方法を学ぶ必要がありますよね。
慣れれば、簡単な資料ならすぐできますが、何十枚にもなる資料ならやはり時間はかかります。その感覚に近いでしょう。

RPAはロボットを作るツールなので、「作り方」を学ぶ必要があります。そして、この作り方に慣れるまでに少し時間を要します。
慣れれば、簡単なものなら数十分でできる場合もありますが、複雑なものでれば何日も掛かってしまう可能性があるのです。

 

RPA導入適正チェック

ここまで、RPAの基本をご紹介してきました。ここまで読んで、「RPAに興味は沸いたが、導入して本当に効果が出るのか分からない」・「具体的なイメージがわかない」という方!以下に該当の業務があるかチェックをしてみてください。

 

□競合他社の情報を複数のサイトで確認し、エクセルなどにまとめている

□エクセルやCSVファイルなどのデータを業務システムに「コピー&ペースト」で登録している

□エクセルなどに作成しているリスト内の値と業務システムに入っているデータの整合性のチェックをしている

□業務システムに入っている情報を 転記して、請求書などの書類を作成している

□毎日、毎月、毎年などで、繰り返し同じ作業を行う業務がある

□数十件以上、同じ作業を行う業務がある

 

1つでも該当する業務があった(もしくは類似の業務がある)方、RPAの導入を検討する価値は十分にあります!

 

とはいっても、「どのRPAシステムがおすすめ?」・「システムに詳しい人が社内にいないけど大丈夫?」というお悩みも出てきますよね。

そんな方に弊社がおすすめするのは、「Bizrobo!」です。

第2回では、「なぜBizrobo!がおすすめなのか」・「Bizrobo!で実現できること」についてご紹介します。

お楽しみに。

 

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