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求められるIT活用

  • 2021.08.04
  • コラム

 今回はITの必要性とIT技術を導入することによるメリットについて紹介していきます。またIT導入で気を付けるべきことについても解説していきます。

社員との距離が近くなる

 まずIT技術はコミュニケーション促進の面で役立ちます。今や人との連絡の手段は電話ではなく、LINEといったアプリやFacebookそしてInstagramなど様々なSNS(ソーシャル・ネットワーキング・サービス)を利用している時代です。そこでビジネスの現場でもSNSなどのツールを使えばより社員との距離も近くなり、コミュニケーションを促進することができます。

社内SNSを導入してみる

 例えばプライベートで連絡を取る際、メールを使うよりもLINEやFacebookなどを使った方がコミュニケーションを取りやすいと思う方も多いのではないでしょうか。社内SNSが企業内のメンバーに特化したSNSで、仕事上のメッセージをやりとりしたり、仕事に必要な画像やファイルを共有したりできます。社内SNSを導入する前と比べると、レスポンスの速さが明らかに違います。またメールと違ってSNSは簡単に社員にメッセージが送信できるため、社員同士の距離が近くなり仕事の効率もあがります。メッセージ機能の他に、チャットツールというもの使えば、社内プロジェクトごとにグループチャットを立ち上げることができます。一人で複数のプロジェクトを抱えている人や、部署の一部のメンバーが事業に関わる場合などに便利なサービスです。この社内SNSはスマートフォンアプリにも対応しているものもあるので、外出先からのアクセスも容易です。

ITで業務を効率化する!

 IT技術を導入すれば、業務を効率化できます。例えばインターネットを経由すれば、自宅からでも仕事ができるのでテレワーク化も可能です。また、顧客情報をクラウド化すれば、外出先でも顧客データにアクセスできます。つまり、いつどこでも社内データにアクセスできるということです。他にも、社員のスケジュールをIT化すると誰でも見ることができその人の状況が把握できます。これは電話応対のときに大変活躍になります。社員のスケジュールが社内で共有されていればビジネスチャンスを逃すことも減ります。このようにIT化することで業務が効率化されみんなにとってメリットになります。当社には、様々な商品の取り扱いがありますので、気軽にご相談してください。

IT導入の際に注意するべきこと

 IT分野では、システムを二重化したり予備のサーバを用意したりして、一部でトラブルが発生してもシステムが停止しないように施す対策を冗長化といいます。これにより安全性を高め、障害対応もスムーズになるため信頼性の向上が期待できます。仮にコスト削減のために、サーバを最低限の設備にしてしまう、つまりは冗長性のない状態にすると、サーバに不具合が起きた際に業務がすべてストップしてしまいます。こうなると社内がパニックしてしまうので、サーバにはお金を掛けておく必要性があるといえます。

 IT化を行う上では、セキュリティ対策は必須です。自社の情報はもちろんですが、大切なことは顧客情報の管理です。時折ニュースなどで話題になりますが、企業の顧客情報流出は自社や顧客の損失が発生し得るだけでなく、社会的信頼を失うことがあります。そうならないためにも、外部からの不正アクセス対策やUSBメモリの取り扱いを規定するなど、外部に流出しない仕組みづくりが大いに必要です。

 コロナ禍でIT化への勢いがとまらない今、社内にITを導入し社員の生産性向上を目指してみませんか。

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Writer この記事を書いた人

 原田 里佳

顧客サポートの原田です!今まで様々な企業様を支援してきた経験をもとに、気になる情報や最新の情報をお届けします!単純作業はシステム化して、人はより生産性の高いやりがいのある仕事を!

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